İşiniz böyüdükcə rəsmi iş hesabatlarının yazılması qaçılmazdır. Bu hesabatlar rəqəmlərdən və faktlardan çoxdur. Onlar şirkətinizin üzüdür və ən yaxşı təəssürat buraxmaq üçün peşəkar və yaxşı yazılmış olmalıdırlar. Məzmundan və auditoriyadan asılı olmayaraq, hesabat yaratmaq üçün izləyə biləcəyiniz əsas bir metod var.
Bir İş Hesabatı Yazmaq üçün 7 Adım
Uğurlu hesabatlar məlumatları dəqiq şəkildə çatdırmaq üçün planlaşdırma tələb edir. Əgər şirkətinizin əvvəllər uğurlu hesab etdikləri sənədlərlə əlaqəli iş hesabatları varsa, axtardıqları barədə bir fikir əldə etmək üçün bunları nəzərdən keçirin. Əvvəlki hesabat nümunələrinin mövcud olub-olmamasına baxmayaraq, bir iş hesabatı hazırlayarkən bu addımları izləyin.
Əlaqəli məqalələr- Əsas iş ofis ləvazimatları
- İnzibati köməkçinin rolu
- Memo Layout
1. Hesabatın məqsədini müəyyənləşdirin
Ticarət hesabatlarının bir çox növü var. İlk addım hesabatı niyə yazdığınızı müəyyənləşdirməkdir. Bu hesabat şirkətin idarə heyəti üçündür? Buillik maliyyə hesabatısəhmdarlar üçün? Yazırsan aişçini qiymətləndirmək üçün hesabat? Buhadisə hesabatıbir iş yeri qəzası ilə əlaqəli? Hesabatın səbəbini anlamaq, nəzərdə tutulan auditoriya üçün lazımi məlumatları seçməyə kömək edir.
15 yaşlı uşaqlar üçün tanışlıq saytları
2. Tamaşaçıları müəyyənləşdirin və uyğunlaşdırın
Yazı tərziniz auditoriyanıza hörmət etməlidir. Yazının təhsil səviyyəsi hesabatı oxuyanlarla uyğun olmalıdır. İşçilər şirkət rəhbərlərinin ehtiyac duyduğu bütün məlumatlara ehtiyac duymaya bilər. Xarici bir təşkilat, şirkətiniz tərəfindən təsnif edilmiş hesab edilən hər hansı bir məlumata girişə ehtiyac olmaya bilər. Hesabat eyni anda bir neçə auditoriyaya gedə bilər; hər bir qrupun narahatlıqlarını birinə daxil etməli və ya hər bir dinləyiciyə diqqət yetirmək üçün birdən çox versiya yazmalı ola bilərsiniz.
3. Tədqiqatları toplayın və təşkil edin
Hesabatda göstəriləcək bütün məlumatları toplayın. Buraya bir neçə şey daxil ola bilər:
- Satış hesabatları
- Proqnozlar
- İştirak hesabatları
- Xərc
- Maliyyə hesabatları
- İstehsal statistikası
Əlavə məlumatlar toplamağınıza ehtiyac ola bilər, məsələn, müsahibələr,müştəri təhlilivə ya daha tam görünüş üçün rəqib məlumatı. Xatırlamaq lazım olan başqa bir məqam, məlumatlarınızı toplamaq üçün istifadə etdiyiniz metod və prosedurları izah etməyiniz lazımdır. Bu, tapıntılara etibarlılıq əlavə edir və oxucuların məlumatlarınıza inanmasına imkan verir.
4. Təhlil edin
Bu nöqtədə əlinizdəki məlumatları götürüb hamısını anlamalısınız. Bu hesabatı yazma səbəblərinizi artıq müəyyənləşdirmisiniz - indi məlumatları götürüb onları həll etməyə çalışmalısınız. Veriləri şərh edin, bu məlumatların nə demək olduğunu və oxucular üçün necə faydalı ola biləcəyini anlayın. Məlumat hansı suallara cavab verir?
niyə cheerleading bir idman deyil
- Thetəhliliş hesabatının əsas hissəsidir; bu təhlildən istifadə edərək nəticə və tövsiyələr verə bilməlisiniz. Məsələn, genişlənmə vəziyyətində genişlənmə xərclərini və nə qədər gəlir gözləməsini qiymətləndirmək istərdiniz. Genişlənmənin səbəblərini şirkət üçün tələbin artması və uzunmüddətli hədəflər, həmçinin güclü, zəif tərəflər, imkanlar və təhdidlər kimiSWOT təhlili.
- Daha asan oxumaq üçün ayrıca məlumatlarınız və analizləriniz üçün qrafiklər, cədvəllər və ya qrafiklər hazırlamalı ola bilərsiniz. Bu, oxuculara rəqəmləri və ya güllə nöqtələrini asan formada verir; hesabatınızla birlikdə slayd təqdimat etməlisinizsə, bu da kömək edə bilər.
5. Hesabatı formatlaşdırın
Tədqiqat apardıqdan və məlumatları təhlil etdikdən sonra növbəti addım hesabatı formatlaşdırmaqdır. Əksər iş hesabatları xüsusi bölmələrdən ibarətdir; inkişaf edə bilərkonturbu hissələrin hər birinin məlumatlarını əhatə edir.
- Xülasə - Bu, tövsiyələr daxil olmaqla hesabatın əsas məqamlarının xülasəsidir.
- Giriş - Bu, hesabatın niyə yazıldığını ətraflı izah edir.
- Tapıntılar / məlumatlar - Buradakı araşdırma, təhlil və hər hansı bir qrafik və qrafik var.
- Nəticələr - Bu bölmə tapıntılar hissəsinin xülasəsini ehtiva edir.
- Tövsiyə s - Hesabatdakı tapıntılara və nəticələrə əsaslanan təkliflər hansılardır?
Konturu yaradarkən, vacib mövzular və alt mövzular siyahısını hazırlamalı, daha sonra mövzularınızı məntiqi qaydada düzəltməlisiniz. Əksər hesabatlar mövzu subtopik bir təşkilatla ən yaxşı şəkildə işləyir, ancaq məlumatlarınıza daha uyğun gəlsə başqa bir format istifadə edin.
6. Yaz
Konturunuzu bir çərçivə olaraq istifadə edərək, daha sonra araşdırdığınız və ya təhlil etdiyiniz məlumat parçalarını istifadə edərək hesabatın kobud bir layihəsini yaza bilərsiniz. Məqsəd düşüncələrinizi və əsas məqamlarınızı kağız üzərində yazmaqdır - bu versiyanın hələ qrammatik cəhətdən mükəmməl və ya düzgün biçimləndirilməsinə ehtiyac yoxdur. Kağızı daha sonra redaktə edə bilərsiniz.
7. İcra Xülasəsindəki əsas məqamları nəzərdən keçirin
İcra xülasəsi ümumi hesabatın qısaldılmış versiyası kimi son olaraq yazıla bilər; bir çox insan bu icmalı yazmadan əvvəl kağız bitənə qədər gözləyir. Bu xülasə aşağıdakıları əhatə etməlidir:
- Hesabatın Məqsədinə dair Qısa Bəyanat : Nümunə bir başlanğıc ola bilər: 'Şirkətimiz yeni ərazilərdə fəaliyyətlərini genişləndirmək istəyir. Bu hesabat mövcud imkanlarımızı və əlavə sahələrə keçmək üçün nəyin lazım olduğunu nəzərdən keçirir. '
- Vacib məlumat : Arxa fon məlumatlarına bir nümunə ola bilər: 'Şirkət XYZ hazırda üç dövlətli ərazidə məhsul və xidmətlər satır və 300 nəfər çalışır. Hər əlavə dövlət üçün 500.000 dollar sərmayə və 75 əlavə işçi lazımdır. '
- Əsas tapıntılar və ya məlumatlar : Hesabatınıza daxil etdiyiniz məlumatları istifadə edərək oxucunun bilməsini istədiyiniz əsas təhlillərə işarə etməlisiniz. Məsələn: 'Əlavə 2 əyalətə çevrilmək üçün XYZ şirkətinə daha 150 işçi götürməli və 2 yeni fabrik qurmalı idi. Hər fabrikin tamamlandıqdan sonra ilk ilində 750.000 dollar gəlir gətirəcəyi proqnozlaşdırılır. '
- Əsas Nəticələr : Bu hissədə tapıntıların dediklərini ümumiləşdirməlisiniz. Məsələn, vacibdir: 'Lazımi əşyaları hazırlamaq üçün bir milyon dollar sərmayə xərcləri və tikintini başa çatdırmaq üçün 3 ay vaxt lazımdır. Bu genişlənmədən proqnozlaşdırılan gəlirlər 1,5 milyon dollardır. '
- Ən vacib tövsiyələr : Tövsiyələri daxil edin. Şirkət hesabatda təqdim etdiyiniz məlumatlarla nə etməlidir? Bir nümunə 'XYZ şirkəti 2 əyalətə genişlənməyi və gözlənilən inşaat üçün 1 milyon dollar ayırmağı planlaşdırmalıdır.'
İcra xülasəsində, məşğul bir rəhbərin hesabatın həmin hissəsini oxuya biləcəyi və sənədin özü haqqında yaxşı bir fikir sahibi olduğu yerlər haqqında kifayət qədər məlumat olmalıdır. Bəzi hallarda icraçı xülasə oxunanların hamısı ola bilər. İdeal olaraq icraçı xülasə uzunluğu bir səhifə və ya daha az olmalıdır. Bunu nəzərdən keçirinmisal icra xülasəsirəhbərlik üçün.
Qaçınmaq üçün Ümumi İş Hesabatı Problemləri
Bir iş hesabatı yazarkən qaçınılması lazım olan bəzi ümumi məsələlər var.
- Danışığına fikir ver: Müdrikliyi qorumaq üçün dili rəsmi olaraq saxlayın.
- Söz: Qısa olun. İki edəcəyi təqdirdə on söz istifadə etməyin.
- Çox jarqon: Əgər qarşısını ala bilsəniz istifadə etməyin. Əgər jarqon istifadə etməlisinizsə, ilk dəfə istifadə etdikdə termini müəyyənləşdirin.
Hesabatınızın hamar olduğundan və məlumatların, nəticələrin və tövsiyələrin hamısının bir-birinə qurulduğundan əmin olun. Oxucu son nöqtələrə necə gəldiyinizi göstərən mülahizələri izləyə bilməlidir.
orta məktəb şagirdlərinə əyləncəli suallar
Effektiv Hesabat doldurulması
İlk layihənizi bitirdikdən sonra yenidən baxmağın vaxtı gəldi. Bütün iş hesabatları düzəlişlərdən faydalanacaqdır.Yoxlama oxunuşuhesabat, təşkilatınızın hədəflərinə çatan təsirli bir hesabat yazmağa kömək edir. Tələsməyin və təfərrüatları izləyin; səmərəli və peşəkar iş hesabatları yaza bilərsiniz.
